Datenschutz

Konzept zur Datenverarbeitung – Rückerstattungsanträge D-Semesterticket

Zweck:

  • Studierende können beim Studierendenrat in begründeten Ausnahmefällen einen Antrag auf Rückerstattung der Deutschlandsemesterticket-Gebühren stellen. Dabei geben Sie folgende Daten an (Siehe Antragsformular, *Pflichtfelder):
    • Nachname*
    • Vorname*
    • Straße, Hausnummer*
    • PLZ*
    • Ort*
    • Matrikelnummer*
    • Telefonnummer
    • E-Mail*
    • IBAN*
    • BIC*
    • Kontoinhaber (falls abweichend)
    • Semester*
    • Upload der Immatrikulationsbescheinigung*
    • Upload von Nachweisen
  • Was passiert mit den Daten:
    • Einsicht und Bearbeitung der Anträge
    • digitale Speicherung der Daten im Ticketsystem (semesterticket@hszg.de), zur Kommunikation mit den Antragsstellenden.
    • Verarbeitung der Daten im Postfach, die Studierende an stura(at)hszg.de (und nicht übers Ticketsystem) senden.
    • Ausdrucken und Abheften der Anträge zur Dokumentation (bewilligte Anträge inklusive der Nachweise werden im Kassenbuch abgeheftet)
    • Speicherdauer: 10 Jahre

Rechtsgrundlage:

  •  Art. 6 Abs. 1 Lit. c, e DS-GVO, § 3 SächsDSDG jeweils iVm. § 25 Abs. 2 SächsHSG

Personen mit Zugriff auf die Daten:

  • Studierende:
    • Die Mitglieder des Referats Mobilität erhalten einen personalisierten Zugriff auf das Ticketsystem zur Bearbeitung der Anträge
      Ausnahme normales Mailpostfach: Alle Mitglieder des Studierendenrats haben Zugriff
    • Mitglieder des Studierendenrates in Besitz eines Schlüssels zum Büro dürfen die abgehefteten Unterlagen einsehen, wenn dies erforderlich ist
    • Alle Mitglieder des Studierendenrats können auf begründeten Antrag ebenfalls eine Einsicht in das Kassenbuch (Ablageort) nehmen.
  • Mitarbeitende:
    • Bürofachkraft des Studierendenrats (besitzt ebenfalls Zugriff auf das Ticketsystem)
  • Externe:
    • Die Länderbahn GmbH DLB (Bahnhofsplatz 1, 94234 Viechtach) kann folgenden Anspruch laut dem „Vertrag zum Erwerb des Deutschlandsemestertickets in der "Hochschul-App"“ §4 Abs. 4 geltend machen: „DLB kann bei nicht bilateral auszuräumenden Zweifeln auf eigene Kosten die Erstattungspraxis sachlich und rechnerisch prüfen lassen; das Verpflichtungsgesetz und der Datenschutz sind zu beachten.“